Veel gestelde vragen door ondernemers

Wat is het doel van het Ondernemingsdossier?
Meer tijd om te ondernemen en een betere dienstverlening door overheden (en daardoor minder irritaties). Dit zijn de belangrijkste doelstellingen van het Ondernemingsdossier. Gegevens kunnen nu op een slimme manier digitaal worden uitgewisseld.

Welke voordelen kent het Ondernemingsdossier voor ondernemers?
• Eigen bedrijfsgegevens en -processen zijn uitgangspunt.
• Mogelijkheid tot helder inzicht in relevante regels en te nemen maatregelen.
• Hergebruik van eerder ingevoerde gegevens.
• Mogelijkheden tot efficiëntere controles, gerichter toezicht op locatie.
• Benodigde informatie is op één plek samengebracht en vindbaar.
• Online, dus overal te gebruiken.
• Mogelijkheden tot online vergunning aanvragen.

Wat is ‘nieuw’ aan het Ondernemingsdossier?
Het Ondernemingsdossier is nieuw, omdat er op een andere manier wordt samengewerkt tussen onderneming en overheden. Bedrijfsgegevens die worden uitgewisseld via het Ondernemingsdossier sluiten zoveel mogelijk aan bij de eigen bedrijfsprocessen en begrippen van de onderneming. Vervolgens machtigt de ondernemer zelf de verschillende overheden deze gegevens in te zien (ook wel ketenomkering genoemd). Hierdoor is er uiteindelijk één informatiebron van het bedrijf met haar overheden: het Ondernemingsdossier.

Van wie is het Ondernemingsdossier?
Het Ondernemingsdossier is van de ondernemer. Elke ondernemer heeft zijn eigen Ondernemingsdossier en bepaalt welke overheden hij toegang geeft tot zijn Ondernemingsdossier.

Wordt het verplicht om met het Ondernemingsdossier te gaan werken?
Ondernemingen besluiten op basis van vrijwilligheid of ze met het Ondernemingsdossier gaan werken. De verwachting en ambitie is dat het Ondernemingsdossier zoveel voordelen op gaat leveren dat ondernemers het straks vanzelfsprekend vinden om het Ondernemingsdossier te gebruiken.

Welke partijen zijn betrokken bij het Ondernemingsdossier?
De ontwikkeling van het Ondernemingsdossier is een initiatief van en samenwerkingsverband tussen het bedrijfsleven en overheden. Dit samenwerkingsverband bestaat uit: VNO-NCW, MKB Nederland, brancheorganisaties van de Horeca, de Rubber- en Kunststofindustrie (NRK) en de Recreatiesector, Antwoord voor Bedrijven, VNG, Inspectieraad en het ministerie van Economische Zaken.

Waarom worden samenwerkingsafspraken gemaakt?
Samenwerkingsafspraken zijn nodig om het Ondernemingsdossier daadwerkelijk te laten bijdragen aan vermindering van de regeldruk. Zo worden afspraken gemaakt welke bevoegdheden de gemachtigde toezichthouder heeft om bedrijfsgegevens in te zien, welke documenten in het Ondernemingsdossier worden geplaatst en hoe vaak er op locatie wordt geïnspecteerd.

Is vermindering van regels ook een doel van het Ondernemingsdossier?
Nee, het Ondernemingsdossier kan ingewikkelde wetten en regels niet veranderen. Wel worden in het Ondernemingsdossier de regels op een begrijpelijke en op de situatie van de ondernemer toegespitste manier weergegeven. Ondernemingen kunnen zo zelfstandig hun weg vinden. Zogeheten regelhulpen helpen hierbij. Dit zijn vragen in de vorm van een beslisboom die duidelijk maken aan welke regels ondernemingen moeten voldoen en welke maatregelen ze hiervoor moeten nemen. Door het opstellen van deze beslisbomen wordt wel duidelijk waar regelgeving onlogisch, overlappend, tegenstrijdig of zelfs onmogelijk is. Maar dit is geen doel op zich.

Worden controles niet juist meer en uitgebreider met het Ondernemingsdossier?
Nee, het Ondernemingsdossier maakt het toezicht slimmer. Het Ondernemingsdossier maakt het vooral makkelijker om bedrijven die zich goed aan de regels houden te onderscheiden van bedrijven die een loopje nemen met de regels en beide op gepaste wijze te behandelen. Een door de ondernemer geautoriseerde toezichthouder kan vooraf de juiste en actuele gegevens van het bedrijf in zijn Ondernemingsdossier raadplegen en is dus beter geïnformeerd over de situatie. Zo kunnen op afstand controles worden uitgevoerd en risico-inschattingen worden gemaakt. Zodat gericht toezicht op locatie bij de bedrijven met het hoogste risico mogelijk is en er meer ruimte is voor advies en preventie.

Is het Ondernemingsdossier niet ‘weer een nieuw ICT-project van de overheid’?
Nee, het Ondernemingsdossier is allereerst een nieuw concept voor samenwerking tussen ondernemingen en overheden. Het Ondernemingsdossier is een initiatief vanuit het bedrijfsleven om de regeldruk samen met overheden te verminderen. Door slim gebruik te maken van standaarden en andere ICT-voorzieningen is het mogelijk met het Ondernemingsdossier digitale gegevens uit te wisselen tussen bedrijven en overheden. Het Ondernemingsdossier sluit aan bij voorzieningen van de overheid die complementair zijn, zoals Antwoord voor bedrijven en Inspectieview.

Wie draagt de kosten voor de ontwikkeling van het Ondernemingsdossier?
De ontwikkeling van het Ondernemingsdossier wordt bekostigd door het bedrijfsleven en de overheid, want het is een gezamenlijk initiatief.

Hoe is het systeem beveiligd?
Het Ondernemingsdossier wordt beveiligd met verschillende maatregelen, waaronder toegangsbeveiliging, machtigingen en technische maatregelen. Het Ondernemingsdossier is van de ondernemer. De ondernemer bepaalt welke informatie in zijn dossier wordt geplaatst en welke informatie hij deelt met de overheid. De ondernemers (of doorgaans: de branchevereniging) maakt afspraken met de leverancier van het Ondernemingsdossier over de beveiligingseisen. In samenwerkingsovereenkomsten maken de betrokken overheden met ondernemers afspraken over de veilige uitwisseling van gegevens.

Hoe wordt privacy gewaarborgd in het Ondernemingsdossier?
Het Ondernemingsdossier past dezelfde privacyrichtlijnen toe die in de huidige situatie worden gehanteerd bij gegevensuitwisseling tussen overheden en bedrijfsleven. Het Ondernemingsdossier volgt dan ook de regels die zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet openbaarheid bestuur. In die wetten is geregeld of en wanneer de overheid door een onderneming verstrekte gegevens mag of moet verstrekken aan derden, als die daarom vragen. Het Ondernemingsdossier brengt daar geen wijziging in.

Kan de overheid alle gegevens in een Ondernemingsdossier inzien?
Ondernemers (en haar branchevereniging) en overheden spreken in samenwerkingsovereenkomsten af welke documenten gedeeld kunnen worden en welke voordelen het delen van die gegevens voor de ondernemers heeft. De ondernemer bepaalt uiteindelijk of en welke informatie wordt gedeeld en met welke overheden.

Hoe verhoudt het Ondernemingsdossier zich tot andere projecten van de overheid die als doel hebben regeldruk te verminderen?
Het Ondernemingsdossier maakt gebruik van de huidige ICT-standaarden om uitwisseling van gegevens mogelijk te maken. Daarnaast sluit het aan bij voorzieningen van de overheid die complementair zijn aan het Ondernemingsdossier, zoals Antwoord voor Bedrijven en Inspectieview.

Wat is het verschil tussen ondernemersplein en Ondernemingsdossier?
Het ondernemerplein is een online platform van de overheid, waar ondernemers alle informatie kunnen vinden om te ondernemen. De voor ondernemers relevante vergunningen kunnen worden gevonden via het ondernemersplein en de informatie van de overheid wordt op een voor de ondernemer logische manier geordend. Zo kan een ondernemer een digitale cursus (webinar) volgen over hoe je een bedrijf moet starten, waaraan diverse overheidsorganisaties aan hebben meegewerkt.

Het Ondernemingsdossier stelt een ondernemer in staat om bepaalde informatie uit de bedrijfsvoering eenmalig vast te leggen en meerdere keren beschikbaar te stellen aan overheden zoals toezichthouders en vergunningverleners. De ondernemer bepaalt zelf welke overheden hij toegang geeft tot zijn dossier. Het Ondernemingsdossier is dan ook van de ondernemer. Geautoriseerde toezichthouders kunnen actuele gegevens raadplegen en zijn dus beter geïnformeerd over de situatie.