Veel gestelde vragen door overheden

Welke voordelen kent het Ondernemingsdossier voor overheden?
Het Ondernemingsdossier heeft voor overheden een groot aantal voordelen:
• Minder hulpvragen van ondernemers, minder voorlichting nodig.
• Minder incomplete vergunningaanvragen.
• Efficiënter toezicht door beter voorbereide inspecties op locatie.
• Gerichter toezicht, meer tijd voor advies en preventie.
• Betere naleving van regels door bedrijven.
• Meer actuele informatie over een bedrijf, die op elk moment door alle geautoriseerde overheden geraadpleegd kan worden (minder uitwisseling).

Is het Ondernemingsdossier een ICT-project van de overheid?
Nee, het Ondernemingsdossier is van de ondernemer. Het is een initiatief dat is ontstaan vanuit de praktijk zelf. Het Ondernemingsdossier is in de eerste plaats een nieuwe manier van samenwerken en informatie delen tussen onderneming en overheden om de regeldruk te verminderen. Het maakt gebruik van slimme ICT-oplossingen om digitaal gegevens uit te wisselen en aan te kunnen sluiten bij bestaande systemen en voorzieningen van ondernemers en overheden.

Vervangt het Ondernemingsdossier de bestaande voorzieningen van de overheid zoals Inspectieview, eHerkenning, omgevingsloket, Antwoord voor Bedrijven?
Nee, het Ondernemingsdossier vervangt niet de bestaande voorzieningen van de overheid. Het Ondernemingsdossier maakt hiervan juist gebruik.

Wat kost aansluiting op het Ondernemingsdossier?
De kosten voor overheden om toegang te kunnen krijgen tot het Ondernemingsdossier zijn gering. Overheden worden in staat gesteld om op eenvoudige wijze via internet toegang te krijgen tot Ondernemingsdossiers. De investeringen hiervoor zijn afhankelijk van de mate van digitalisering van de overheden zelf om bijvoorbeeld ingevulde digitale vergunningaanvraag- en meldingsformulieren uit het Ondernemingsdossier te kunnen ontvangen.

Hoe maakt een onderneming kenbaar aan zijn overheden dat hij met het Ondernemingsdossier is gestart?
Het is niet nodig dat een onderneming dit kenbaar maakt aan betrokken partijen. Overheden kunnen eenvoudig nagaan of het bedrijf een Ondernemingsdossier heeft door de hiervoor afgesproken standaard te implementeren. Dit is een soort zoekmachine die aangeeft aan overheden of het bedrijf is aangesloten op het Ondernemingsdossier. Toezichthouders, vergunningverleners of andere overheden vragen informatie bij de onderneming op wanneer zij deze nodig hebben. Zij krijgen dan vanzelf inzage in de informatie als de onderneming de overheid geautoriseerd heeft.

Op welke wijze wordt over vergunningaanvragen met de gemeente digitaal gecommuniceerd? Bijvoorbeeld via het Dienstenloket?
Voor een aantal vergunningen is de overheid verplicht gebruik te maken van het Dienstenloket, bijvoorbeeld voor de horecavergunning. Voor overige vergunningen is dit een keuze in de implementatie van het Ondernemingsdossier. Betrokken partijen (branche en gemeente) maken hier onderling afspraken over.

Hoe verkrijgt de toezichthoudende organisatie c.q. een toezichthouder toegang tot een Ondernemingsdossier?
De onderneming autoriseert de toezichthoudende organisatie en die ziet erop toe dat alleen bevoegde inspecteurs in het dossier kunnen. De toezichthouder kan de juiste en actuele gegevens van het bedrijf in zijn Ondernemingsdossier raadplegen en is dus beter geïnformeerd over de situatie. Zo kunnen op afstand controles worden uitgevoerd en risico-inschattingen worden gemaakt. Zodat gericht toezicht op locatie bij de bedrijven met het hoogste risico mogelijk is en er meer ruimte is voor advies en preventie. Bovendien kan het Ondernemingsdossier een belangrijke bijdrage leveren voor overheidsorganisaties om de informatiepositie over bedrijven op orde te hebben.

Leidt het Ondernemingsdossier niet juist tot minder toezicht bij risicovolle bedrijven en daarmee gevaarlijke situaties?
Nee, toezicht bij risicovolle bedrijven zal altijd nodig zijn en blijven. Daar verandert het Ondernemingsdossier niets aan. Wel zorgt het Ondernemingsdossier dat ondernemers beter begrijpen aan welke regels zij moeten voldoen en zijn daardoor beter in staat deze regels na te leven. De invoering van het Ondernemingsdossier door de branches leidt bovendien tot verbetering van de eigen organisatie en meer samenwerking tussen branches.

Welke bevoegdheden krijgt de overheid?
Voor de verschillende rollen van betrokken partijen wordt een set van bevoegdheden ontwikkeld. Dus de rol voor een toezichthoudende instantie kan bijvoorbeeld zijn dat deze geen documenten in het dossier mag zetten, maar alleen leesrechten heeft en de mogelijkheid aantekeningen te plaatsen. De betreffende autorisaties zijn altijd gerelateerd aan het specifieke aandachtsgebied van de toezichthoudende instantie, zoals milieu of arbo.

Is het gebruik van het Ondernemingsdossier vrijwillig?
Ja. Ondernemers en overheden bepalen gezamenlijk of zij het Ondernemingsdossier als een passende oplossing zien om de regeldruk te verminderen en of zij het Ondernemingsdossier willen invoeren. Het gebruik van het Ondernemingsdossier vereist wel heldere afspraken.